A flottakövetés röviden annyit tesz, hogy egy központi GPS rendszer van rákötve a vállalat gépjárműire. Az első gondolata az embernek, hogy minek ez, hiszen csak 2-3 kisteherautó van a vállalatban, és nem kell folyton bújni, hogy merre járnak, addig amíg időben odaérnek. Jó esetben még bízhatunk is a sofőrökben, hogy nem viszik el egy roncsderbire a kocsit munka végén. Segít, hogy odaér időben? Dehát ezt a Google Maps is megmondja.
Automatikus menetlevél
A flottakövetés viszont sokkal több előnyt nyújt ennél. A 261/2011. (XII. 7.) Kormány rendelet, előírja a fuvarlevél kiállítását. Ennek a dokumentumnak tartalmaznia kell jármű rendszámát, típusát, az üzembentartó nevét és székhelyét, a vezető nevét, a szállítás jellemzőit. Nem is szólva az indulás és érkezés helyét és idejét, az útvonalat a megtett kilométerekkel, valamint a szállított áru tömegét vagy az utasok számát. Ebbe bele számít minden 3.5 tonna feletti jármű, ÉS minden jármű ami egy vállalkozás tevékenysége részeként utast vagy árut szállít.
Nem csak hivatalos elvárás ez a dokumentum, hanem alapja a bér-, napidíj- vagy üzemanyagelszámolásnak a hatóság felé. Ezáltal alapja az ehhez kapcsolódó adók és járulékok visszaigényléséhez is. Ha egy-két gépjárművünk van, akkor ezt nem olyan nagy dolog manuálisan kitölteni, de már akkor is előnyös lehet egy flottakövetési rendszer, amivel elektronikusan létre lehet hozni a menetlevelet, és automatikusan leegyszerűsíti az adatszolgáltatást. Minél több a jármű, és minél többször kelnek útra egy nap, annál nagyobb az idő és energiamegtakarítás a menetlevelek automatizálásával.
Logisztikai hatékonyság
A flottakövetés része a tankolási lista, és az üzemanyag felhasználás követése. Ha az útvonalak rendszeresen ismétlődnek, akkor érdemes beletekinteni, hogy hol és mikor a leghatékonyabb tankolni. Lehet, hogy van egy logisztika gócpont ahol 2-3 útvonal összefut, és rugalmasan lehet üzemanyagot felvenni. Vagy a hét bizonyos pontjain a leghatékonyabb tankolni, a maximális kihasználtság végett.
Mindennek a tetejébe, ott a lopásvédelem. Sosem jó elveszíteni egy egész járművet, de minél kisebb a flottánk, annál értékesebb egy darab jármű. És minél tovább van magára hagyva, különböző őrizetlen helyeken, annál nagyobb a veszélye ennek. Főleg hogyha régebbi járművekről van szó, amiben nincsen modern védelmi rendszer.